Odpowiedź eksperta Pracodawca, który chce monitorować pracowników, musi pamiętać o ograniczeniach, jakie nakładają na niego przepisy prawa pracy i RODO. Kodeks pracy nie reguluje bezpośrednio kwestii nagrywania w pracy, ale zobowiązuje pracodawcę do szanowania godności i innych dóbr osobistych pracowników (art. 111 kp).

Przepisy prawa pracy regulują dwie formy monitoringu: monitoring wizyjny oraz monitoring poczty elektronicznej pracownika.

Monitoring wizyjny dopuszczalny jest w przypadku, gdy jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej ani pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek ani palarni. Chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji dopuszczalnego celu (zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności przez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Kodeks pracy pozwala na monitoring pracowników, ale mowa jest o monitoringu wizyjnym. Przepis mówi wyraźnie o środkach technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. Nie wspomina jednak o tym, żeby kamery mogły nagrywać również dźwięk. Niedopuszczalne są zatem montaż kamer z mikrofonami czy rozmieszczenie samych mikrofonów w zakładzie pracy.

Polskie prawo nie udziela także jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy pracownik może nagrywać dźwięk w miejscu pracy. Zależy to od wielu czynników, w tym od celu takiego działania. Podstawowe znaczenie mają tutaj przepisy Kodeksu cywilnego, Kodeksu pracy oraz Ustawa o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego dobra osobiste, takie jak wizerunek, tajemnica korespondencji czy prywatność, są chronione przez prawo. Nagrywanie rozmów w pracy, szczególnie z użyciem ukrytych urządzeń, może stanowić naruszenie tych dóbr, jeśli odbywa się bez zgody nagrywanej osoby. Wyjątek może stanowić sytuacja, w której pracownik nagrywa rozmowę w celu ochrony swoich interesów, przykładowo – w przypadku mobbingu czy dyskryminacji.

W przypadku sporu z pracodawcą sąd dopuści w zasadzie każdy rodzaj nagrania – w sprawach tych nie obowiązuje bowiem zasada funkcjonująca w sprawach karnych, czyli owoców zatrutego drzewa. W sprawach z zakresu prawa pracy można posłużyć się dowodem w postaci nagranej rozmowy i przedstawić ten dowód w sądzie, a nagranie takie będzie mogło zostać uwzględnione w materiale dowodowym. Dopuszczalność posługiwania się nagraniami rozmów w sprawach z zakresu prawa pracy wynika z praktyki sądowej oraz orzecznictwa.